nusantarakini.id, Samarinda – Kepala Dinas Pemberdayaan Masyarakat dan Pemerintahan Desa (DPMPD) Kalimantan Timur (Kaltim) sedang membangun ruangan arsip baru sesuai dengan standar untuk menjaga keutuhan dan keamanan arsip.
Dengan adanya ruang arsip baru, nantinya arsip-arsip DPMPD Kaltim dapat disimpan dengan baik dan mudah untuk diakses. Bahkan, arsip-arsip tersebut juga dapat terhindar dari kerusakan dan kehilangan.
Sekretaris DPMPD Kaltim, Eka Kurniawati menyampaikan bahwa ruang arsip tersebut akan tersedia di gedung baru DPMPD yang terletak di Jalan MT Haryono, Kota Samarinda.
“Kami kan lagi ngungsi. Kantor kami yang baru di MT Haryono. Kami mau buat ruang arsip disitu,” ungkapnya, Senin (4/12/2023).
Menurutnya, pembangunan ruang arsip ini menjadi salah satu upaya DPMPD Kaltim dalam meningkatkan pengelolaan arsip. Maka, diharapkan pengelolaan arsip di instansi dapat lebih tertata dengan rapi.
“Ruang arsip ini juga akan memudahkan kami untuk melakukan pemusnahan arsip secara berkala,” paparnya.
Lebih lanjut, Eka menjelaskan pemusnahan arsip yang dilakukan oleh pihaknya tidak bisa sembarangan. Arsip yang dimusnahkan harus memenuhi beberapa prosedur yang sesuai, termasuk berkoordinasi dengan DPK Kaltim selaku pendamping.
“Arsip-arsip yang di hanguskan kami izin dulu bukan sembarang apalagi keuangan ada SK nya,” ucapnya.
Terakhir, pemusnahan arsip ini dilakukan untuk menjaga keamanan dan kerahasiaan informasi yang terkandung dalam arsip. Kemudian, harus dilakukan oleh tim khusus sendiri dan arsip yang dimusnahkan adalah arsip yang sudah tidak memiliki nilai guna lagi. (W/Adv/I)
